PROJEKT MICHAŁ PAWLĘGA Scenariusz 4 : Pozyskiwanie środków na realizację projektu

1.
Powitaj osoby uczestniczące, przypomnij obowiązujące w grupie zasady.
Przedstaw cele zajęć. (5 min)

2.
Wyjaśnij, że każdy projekt wymaga zapewnienia funduszy lub zasobów, niezbędnych do jego zrealizowania.

Przypomnij, że podczas poprzednich zajęć zostały one określone.

Zaproponuj wspólne zastanowienie się, jakie są potencjalne możliwości zdobycia środków lub zasobów, koniecznych do realizacji przygotowanych w trakcie zajęć projektów.

Wyjaśnij, że będziecie pracować metodą burzy mózgów.

Przygotuj czystą tablicę lub powieszone w miejscu widocznym dla wszystkich arkusze papieru.

Następnie przedstaw zasady ćwiczenia:

• w trakcie ćwiczenia nie oceniamy pomysłów innych osób, zabronione jest ich dyskutowanie,
  
• każda propozycja zostanie zapisana,
  
• zachęć osoby uczestniczące do puszczenia wodzy fantazji i nie ograniczania się w pomysłach.
  

Następnie poproś o zgłaszanie “101 propozycji pozyskania funduszy” na realizację przygotowanych w trakcie zajęć projektów.

Ponownie podkreśl, że żaden zgłoszony pomysł nie będzie oceniany – chodzi o stworzenie jak najdłuższej listy możliwości.

Zapisuj zgłaszane propozycje – staraj się nie pominąć żadnej z nich.

Pamiętaj, by dbać o dynamikę ćwiczenia – w sytuacjach, gdy osobom uczestniczącym zacznie brakować pomysłów, staraj się zagrzewać je do dalszej pracy, możesz także wspierać je podając szczegółowe kryteria, np. jak pozyskać bardzo mały kwoty, np. 1 złoty?, w jaki sposób możecie zainwestować posiadane fundusze, by zebrać ich jeszcze więcej?, czy istnieją nielegalne możliwości pozyskania funduszy? (15 min)

3.
Po zakończeniu tworzenia listy zaproponuj podzielenie zgłoszonych propozycji na:

1. źródła instytucjonalne, to znaczy fundusze przyznawane przez instytucje, urzędy w oparciu o przejrzyste procedury;
   
2. inne metody pozyskiwania zasobów/ środków.
   

Po wspólnym dokonaniu podziału rozpocznij dyskusję: powiedz, że teraz możliwe będzie komentowanie i analizowanie zgłoszonych propozycji.
Odrzućcie pomysły, które nie są dla was akceptowalne lub możliwe do wykorzystania w Waszych warunkach.

Dyskutując zastanówcie się, które z wymyślonych metod mogą znaleźć zastosowanie do pozyskania pieniędzy na realizację przygotowanych projektów. (15 min)

4.
Poproś, by osoby uczestniczące usiadły w grupach, w których tworzyły projekty.

Poproś je o wybranie spośród stworzonych pomysłów tych metod, które zamierzają wykorzystać do pozyskania środków na zrealizowanie przygotowanych wcześniej projektów.

Daj czas na dyskusję w grupach.
Po zakończeniu pracy grup, poproś o przedstawienie wypracowanych pomysłów. (15 min)

5.
W trakcie mini wykładu, przygotowanego w oparciu o materiały uzupełniające przedstaw podstawowe informacje o typach instytucji, przyznających dofnansowanie w drodze przejrzystych procedur i zachęć osoby uczestniczące do zapoznania się z podanymi linkami do stron, zawierających informacje o możliwościach fnansowania projektów młodzieżowych (materiał uzupełniający nr 1) oraz wskazówki, dotyczące pozyskiwania środków od sponsorów (materiał uzupełniający nr 2).

Możesz także przedstawić jako podsumowanie ćwiczenia najczęściej spotykane metody zbierania funduszy (materiał uzupełniający nr 3).
Możesz także rozważyć przekazanie uczestniczącym osobom Materiału uzupełniającego nr 2 i nr 3 jako tekstu do samodzielnego przeczytania.
Możesz także zasugerować osobom uczestniczącym zapoznanie się ze stronami internetowymi wymienionymi w materiale uzupełniającym nr 1 – może wśród nich znajdą fundusz, który sfnansuje przygotowany w trakcie zajęć projekt? (10 min)

6.
Poproś osoby uczestniczące o ponowne zajęcie miejsc w grupach, w których tworzyły projekty.

Poproś, by wspólnie wypracowały plan działania, konieczny do pozyskania środków z innych źródeł niż instytucje grantodawcze.
Wyjaśniając sposób wykonania ćwiczenia nawiąż do poprzednich zajęć, wskazując, że podobnie jak w przypadku opracowania właściwego projektu, który zamierzają realizować, konieczne jest określenie kluczowych elementów tego działania.

Poproś, by podczas pracy w grupach osoby uczestniczące określiły:

• konieczne działania,
  
• harmonogram poszczególnych działań,
  
• podział zadań pomiędzy członkinie i członków zespołu.
  Poproś o zapisanie wyników pracy, tak by były one dla nich dostępne po skończeniu zajęć. (30 min)
  

Fundusze te można podzielić na:

• fundusze Unii Europejskiej (programy wspólnotowe), stwarzające szanse współpracy między obywatelami i instytucjami Unii Europejskiej – fundusze te charakteryzują się znacznym stopniem sformalizowania, ale co za tym idzie przejrzystością przyznawania dotacji; przykładem funduszu umożliwiającego wsparcie dla działań, przygotowanych i realizowanych przez młodzież jest Program „Młodzież w działaniu”: www.mlodziez.org.pl,
  
  
• fundusze strukturalne Unii Europejskiej, przeznaczone na budowę i rozwój infrastruktury w Polsce (budowa i modernizacja dróg, szkół, szpitali, domów i centrów kultury); za przyznawanie dotacji odpowiadają polskie ministerstwa i samorządy województw: www.funduszestrukturalne.gov.pl,
  
  
• fundusze Rady Europy, przeznaczone m.in. na wsparcie współpracy grup młodzieży, pochodzącej z krajów Rady Europy; środkami tymi zarządza Europejska Fundacja Młodzieży przy Radzie Europy: www.coe.int,
  
  
• fundusze pochodzące z budżetu państwa; umożliwiają one realizowanie działań na rzecz młodzieży np. w sferze edukacji, kultury; szczegółowe informacje o warunkach przyznawania dofnansowania można znaleźć na stronach odpowiednich ministerstw: Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego: www.mkidn.gov.pl/po, www.men.gov.pl
  
  
• fundusze pochodzące z fundacji, wspierających rozwój społeczeństwa obywatelskiego, np. Fundacji J&S Pro Bono Poloniae: www.jsprobono.pl, Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży www.pcyf.org.pl czy Fundacji Kronenberga: www.kronenberg.org.pl,
  
  
• środki na działania sportowe, kulturalne, edukacyjne, skierowane do młodzieży są także dostępne w samorządach gmin, samorządach powiatów i województw; szczegółowe informacje powinny być dostępne na stronie internetowej właściwego samorządu.
  

Aktualne informacje o dostępnych możliwościach fnansowania można także znaleźć na portalu organizacji pozarządowych www.ngo.pl.

Oprócz tych głównych sektorów również małe lokalne frmy mogą zagwarantować nieocenione wsparcie.
Pamiętaj, że wsparcie niekoniecznie oznacza konkretne pieniądze – frma może pomóc udostępniając swój sprzęt, transport, personel etc.

Kiedy zwracasz się do frmy, pamiętaj o tym, że stajesz się uczestnikiem rynku, i że twój „produkt” musi być konkurencyjny. „Sprzedajesz” wizerunek (działanie na rzecz społeczności, zmiana społeczna, praca młodzieżowa, postęp społeczny etc.). Dla frmy datki są nośnikiem autoreklamy i sposobem przekazywania nowego wizerunku „hojności” i „sumienia społecznego”. Jest to łączenie jej wizerunku z Twoim projektem.

Czego oczekują sponsorzy?

• Zapewnienia, że projekt zostanie pomyślnie zrealizowany;
  
• Rozsądnego zarządzania funduszami i użytkowania ich zgodnie z przeznaczeniem ustalonym w opisie projektu;
  
• Dobrej reklamy dotyczącej projektu... i wymieniania ich nazwisk podczas wszystkich wydarzeń;
  
• Projektu, który jest jasny i dobrze zaplanowany;
  
• Solidnej księgowości;
  
• „Profesjonalnego”, solidnego i dobrze poinformowanego zespołu;
  
• Sukcesu podobnego do poprzedniego i/lub widoków na rozwój;
  
• Wsparcia ze strony społeczności, wśród której będziesz prowadzić projekt.
  

Nie istnieje lista frm wspierających projekty, dlatego też:

• znajdź frmy, które zapewniały już wsparcie, dowiedz się, dlaczego to robiły i jakiego typu projekty były wybierane;
  
• bądź kreatywny i nawiąż kontakt z frmami, do których wcześniej nigdy się nie zwracano;
  
• pracuj nad tym, aby być przekonującym i nad sprzedaniem swojego „produktu”.
  

Kiedy ustaliłeś już listę ewentualnych sponsorów, musisz się z nimi skontaktować, aby wyjaśnić im ideę projektu, przedstawić swoją organizację i określić, jakiego wsparcia szukasz.

Prezentowanie projektu

Przygotuj prezentację opisującą dokładnie w jasny i zwięzły sposób Twój projekt; każdy etap musi być zarysowany, a projekt musi być realistyczny, aby miał szanse powodzenia. Sporządzając podanie, sprawdź czy istnieją określone formularze (większość programów jak również wiele organizacji je dostarcza). Jeśli istnieje formularz, musi być on wykorzystany i procedura składania podania musi być do niego ściśle dostosowana. Twoje podanie musi w pełni wyjaśnić, co składa się na projekt, w jakim kontekście będzie on realizowany, musi określać rozmiar budżetu i ilość niezbędnych funduszy, o jakie prosisz. Czytając to podanie, ludzie muszą mieć możliwość sprawdzenia jego wiarygodności i ocenienia szans jego powodzenia. Im projekt jaśniejszy i bardziej szczegółowy, tym bardziej wydaje się realistyczny.

Kilka rad dotyczących sporządzania podania:

• Podanie musi być jasne, łatwe do zrozumienia i czytelne (napisz je na maszynie lub wydrukuj i unikaj stosowania małej czcionki tylko po to, aby napisać jak najwięcej w formularzu!);
  
• Musi się ono łączyć z listem przewodnim, wyjaśniającym, dlaczego podanie jest składane i wskazującym na tytuł projektu, sumę, o jaką się prosi i inne dodatkowe informacje (artykuły z gazet, statuty organizacji, etc.);
  
• Wszystkie informacje dotyczące projektu muszą być zawarte w samym podaniu bądź też w odpowiednim formularzu;
  
• Poproś kogoś niezwiązanego z projektem, aby przeczytał jeszcze raz podanie i sprawdził, czy to, o co prosisz, jest jasno wyrażone.
  
• Nawiąż kontakt z organizacją wspierającą
  
• Nie wstydź się nawiązania kontaktu z osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie programów przydzielania funduszy i zjednania sobie ich poparcia. Im więcej będą oni mieli informacji, tym lepiej będą przygotowani, aby bronić Twojej sprawy.
  
• Nie wahaj się nadawać Twojej organizacji rozgłosu (szczególnie wobec fundacji).
  
• Nie wahaj się dzwonić z pytaniem, jak przebiega procedura rozpatrywania podania, czy zostały spełnione wszystkie wymagane kryteria i kiedy zostanie podjęta decyzja.
  
• I wreszcie, zaproś organizację wspierającą, aby sama bezpośrednio sprawdziła projekt.
  

O czym pamiętać poszukując sponsorów? Tego unikaj:

• Nie wysyłaj regularnie identycznych prezentacji projektu do wielu fundacji, instytucji czy frm.
  
• Jeśli istnieje osoba odpowiedzialna za zajmowanie się podaniami, pisz do niej, a nie bezpośrednio do dyrektora programu/fundacji.
  
• Nie wysyłaj kopii podania.
  
• Nie proś o niedorzeczną kwotę.
  
• Nie wysyłaj podania, jeśli czas składania podań już minął.
  
• Nie zakładaj, że organizacja wspierająca zna warunki, w jakich ma zostać przeprowadzony projekt, bądź też wie o potrzebach, jakie ma on zaspokoić.
  
• Nie proś o fundusze na biuro projektu.
  
• Nie błagaj.
  

Praktyczne rady

• Określ i wybierz instytucje/fundacje/frmy, które będą skłonne udzielić wsparcia twojemu projektowi lub organizacji, ponieważ cele ich działalności są podobne.
  
• Upewnij się, że twoje projekty są wiarygodne (nierealistyczne podania mogą zniszczyć szanse twojej organizacji w przyszłości).
  
• Nie zapomnij dołączyć pełnego adresu twojej organizacji i nazwiska odpowiedzialnej za kontakt osoby.
  
• Dostosuj swoje podanie do priorytetów organizacji wspierającej.
  
• Zrób użytek z kontaktów osobistych.
  
• Jeśli w związku z projektem podajesz nazwiska ekspertów, pamiętaj, aby ich o tym poinformować.
  
• Sporządź szczegółowy, realistyczny budżet, który jest wyważony i dokładny.
  
• Przygotuj jasną i zwięzłą prezentację projektu.
  
• Unikaj skrótów.
  
• Prowadź rejestr podejmowanych działań. Wymagany będzie potem raport działania (tak więczacho-waj artykuły z gazet, rejestr wkładu uczestników, etc) i raport dotyczący ostatecznychrachunków (zachowaj wszystkie faktury).
  
• Spróbuj rozwinąć partnerstwo ze sponsorami, szczególnie z tymi, których cele są zbliżone do celów Twojej organizacji.
  
• Nie zapomnij podziękować sponsorom za ich wsparcie.
  

Praktyczne rady do przygotowania się do rozmów z potencjalnymi sponsorami

• Postaw się w położeniu frmy: dlaczego powinna ona przeznaczyć pieniądze na Twój projekt, zamiast np. inwestować na giełdzie? Dlaczego na Twój projekt, a nie na inny? Co może ona uzyskać dzięki identyfkacji z Twoim projektem? Rozważ te istotne pytania podczas sporządzania podania.
  
• Pomyśl o projekcie z perspektywy frmy.
  
• Wykorzystaj wszystkie łączące Cię z frmą kontakty.
  
• Pomyśl o różnego typu wsparciu, jakie mogłaby Ci zapewnić frma. Niekiedy frmie zamiast pieniędzy opłaca się bardziej wypożyczenie na kilka tygodni samochodu, sprzętu czy nawet dostarczenie pomocy w postaci członków personelu.
  
• Nawet wartość prezentów „w naturze” powinna zostać oszacowana i włączona do budżetu.
  
• Nie odstępuj od założenia, że otrzymasz fundusze, których potrzebujesz, ale myśl też o alternatywnych źródłach.
  
• Zastanów się poważnie, czyj podpis miałby strategiczne znaczenie dla listu przewodniego (Twój/przewodniczącego organizacji, etc).
  
• Podkreśl korzyści, jakie frma odniesie poprzez wspieranie Twojego projektu (szczególnie pod względem reklamy).
  

Materiał opracowany na podstawie: Zarządzanie projektem. Pakiet Szkoleniowy,
Rada Europy i Komisja Europejska, listopad 2000.

Nie ma jednej, najlepszej metody zdobywania funduszy – jest ich tyle, ile działań. Należy zanalizować swoje potrzeby i dopasować do nich odpowiednie metody zbierania pieniędzy. Może to być:

1. działalność gospodarcza, np. sprzedaż usług czy wynajmowanie lokalu;
   
2. odpłatna działalność statutowa;
   
3. składki członkowskie;
   
4. zbiórki wśród przyjaciół (niewymagające zezwolenia);
   
5. imprezy charytatywne (bez zbiórek – dochód tylko z biletów);
   
6. sponsoring – wsparcie ze strony prywatnego biznesu, ale tylko gdy zakłada korzyści dla obu stron;
   
7. zbiórki publiczne – pod hasłem tym kryje się bardzo dużo pomysłów (zbiórka do zamkniętych puszek, sprzedaż cegiełek, chodzenie „od drzwi do drzwi”, organizowanie aukcji lub loterii, zbiórka telefoniczna, zbiórka poprzez internet, zbiórka listowna, apele w prasie, radio czy telewizji, itp.);
   
8. payroll – odmiana zbiórki. Polega ona na dobrowolnych, regularnych, np. comiesięcznych odpisach od pensji pracowników danej frmy. Pracodawca zobowiązuje się zazwyczaj dołożyć z funduszy frmy dodatkowe pieniądze np. drugie tyle, ile organizacja otrzyma od pracowników;
   
9. barter – usługa za usługę; towar za towar;
   
10. marketing wiązany – część pieniędzy ze sprzedaży danego produktu, co jest zaznaczone na produkcie, jest przeznaczona na cele społeczne;
    
11. spadki;
    
12. inwestowanie kapitału, np. odsetki od lokat bankowych.
    

Materiały szkoleniowe Stowarzyszenia BORIS,
00-876 Warszawa, Ogrodowa 50 lok.1, tel./faks (22) 620 30 , 890 94 49
http://www.boris.org.pl

Definicje

• Sponsoring
  otrzymanie środków finansowych, nieodpłatnych usług lub towarów w zamian za wywołanie pozytywnych skojarzeń u osób uczestniczących w projekcie w odniesieniu do obdarowującego.
  
  
• Fundusz grantowy
  instytucja, organizacja przyznająca środki finansowe wybranym przez siebie projektom w oparciu o ustalone wcześniej kryteria. W przeciwieństwie do sponsora, fundusz nie oczekuje wzajemności świadczeń ze strony obdarowanej grupy/instytucji.
  
  

Projekt jest realizowany przy wsparciu udzielonym przez Islandię,
Lichtenstein i Norwegię ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego
Obszaru Gospodarczego, Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz budżetu
Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych.

PARTNERZY PROJEKTU